¿Por qué queremos centrarnos en Flow mientras usamos Lean y Agile?
El Flow o “Flujo” se enfoca en seleccionar aquellos elementos que proporcionarán el mayor valor y luego eliminar los desperdicios en el proceso, es un concepto que no es nuevo en la industria, pero que apenas hoy en día empieza a ser utilizado dentro de la comunidad ágil, es un concepto originado en Lean Manufacturing, y evolucionado en diversas teorías como gestión de colas y lean thinking.
La gestión del Flow o “Flujo” adopta un enfoque orientado hacia el pensamiento sistémico, sugiriendo el manejo de lotes pequeños, colas y ciclos de retroalimentación cortos. Uno de los principales abogados de la gestión del flow o flujos es Kanban dentro de la comunidad ágil.
La asociación principal del flow o flujo como herramienta en los marcos de trabajo ágiles está asociada a la capacidad de visualizar y administrar su flujo para lograr una entrega más rápida y consistente. Permitiendo a los equipos comprender su capacidad, identificar fácilmente los problemas y mejorar continuamente. Esto se puede lograr en empresas de tecnología o bienes intangibles mediante el uso de herramientas de visualización del trabajo como los tableros Kanban.
¿Por qué es importante el Flow?
Si el sistema está operando a menos de su capacidad de trabajo moviéndose a una velocidad “normal”, es posible que estas interrupciones no tengan un efecto masivo en la velocidad a la que se entrega el trabajo. Pero si el sistema está funcionando cerca de su capacidad, cualquier variabilidad provoca un efecto de cascada en el flujo. Pueden ocurrir problemas aún peores cuando comienza a tener problemas de flujo en un punto del sistema y continúa cargando el sistema con más y más trabajo.
Hay dos formas principales en las que podemos influir en el flujo: administrar las colas y limitar el trabajo en proceso.
Gestión de Colas
El trabajo del conocimiento también tiene colas. En un equipo de desarrollo de software, el trabajo de diseño se lleva a cabo y luego se pone en cola, esperando que los desarrolladores estén disponibles para comenzar el trabajo. Una vez que se completa el desarrollo, el trabajo puede permanecer en otra cola mientras se esperan pruebas adicionales. Una vez completada la prueba, puede esperar en otra cola para implementarse en producción.
Limitar el trabajo en proceso (WIP)
Una vez que comience a ver el efecto de las colas, puede comenzar a limitar explícitamente el tamaño de las colas para que el trabajo fluya sin problemas. Esto puede significar, a veces, que una persona en particular en el sistema permanece inactiva durante un breve período de tiempo, en lugar de acumular más trabajo en la cola. Desde el punto de vista del pensamiento sistémico, el tiempo de inactividad es preferible a cargar el sistema con más trabajo que
¿Cómo mejorar el flow o flujo?
Al limitar no solo la cantidad de trabajo que comenzamos, sino también el trabajo que nos comprometemos a hacer, podemos mejorar nuestro flujo y lograr una mejor calidad, un mejor rendimiento y más consistencia. Esto puede significar que hay un trabajo pendiente o una cola de solicitudes más larga, pero los beneficios de una entrega más rápida y consistente le permitirán demostrar que trabajar en menos cosas a la vez en realidad beneficia a sus clientes más que decir “hemos comenzado” y tomar mucho tiempo. más tiempo para entregar después de hacer ese compromiso.
Involucrarse en la gestión del flujo aumentará sus posibilidades de mejorar el proceso general en lugar de combatir incendios a costa de sesgar toda la operación y, en términos generales, mejorará la previsibilidad de su proceso. También madurará su proceso y lo ayudará a comprender que es menos importante si un proyecto se completa dentro de un tiempo establecido inicial y si se ejecutó un plan establecido. Lo que más importa es que todo el sistema sea calculable, lo que le permite pronosticar de manera confiable la finalización del proyecto para los clientes y que funcione según lo previsto, con pérdidas mínimas. Eso debería permitirte enfocarte en ser una empresa ágil y flexible con objetivos claros, que mejora continuamente y donde los empleados pueden experimentar un flujo continuo y que al final de todo los puede hacer mejorar su felicidad en el trabajo.
Administrando tu flujo
Limita el trabajo en proceso (WIP) para optimizar el rendimiento
Lo primero y más fácil de hacer para administrar el flujo es cambiar o limitar sus límites WIP. Cuál es su límite WIP óptimo, es algo que debe descubrir con el tiempo. Sin embargo, aquí hay un par de reglas básicas al cambiar los límites WIP:
- No permita que un solo factor dicte sus límites WIP, como el tamaño del equipo o la cantidad de artículos que normalmente recoge. Debe tener en cuenta el sistema while al modificar los límites WIP. El objetivo es el flujo, por lo que cualquier cambio que realice debe garantizar un rendimiento más fluido o predecible.
- Haz pequeños cambios, inspecciona y adapta. No revise todos sus límites WIP al mismo tiempo. Quiere ver y medir el efecto de un nuevo límite WIP. Si cambia varios al mismo tiempo, es poco probable que pueda ver el efecto de un solo cambio de límite WIP.
- Cambiarlo en colaboración. Si bien vamos a profundizar en eso más adelante, el sistema es propiedad de todos los involucrados en él. Un cambio en el límite WIP podría tener consecuencias para usted (o solo para parte del equipo), lo que significa que desea involucrarse en la realización de los cambios.
- No lo hagas con demasiada frecuencia ni de forma arbitraria. Crear un flujo óptimo requiere tiempo y paciencia, y cada cambio que realice tiene un efecto. Si funciona, funciona. Si no funciona, adáptese pero no con demasiada frecuencia. No desea interrumpir demasiado el sistema.
Identificar cuellos de botella y eliminarlos.
Lo que notará con el tiempo, especialmente al medir cuánto tiempo están los elementos de trabajo en un determinado estado o paso, es dónde se encuentran los cuellos de botella. Los cuellos de botella serían retrasos o pasos que demoran más de lo que desearía o en los que los elementos simplemente se bloquean (por ejemplo, cuando se espera a un tercero). Su objetivo, obviamente, es tratar de minimizar o incluso eliminar estos cuellos de botella. Una vez más, queremos flujo.
Hacer que los cuellos de botella sean transparentes es exactamente lo que se supone que debe hacer Kanban, así que no se sienta mal cuando tenga cuellos de botella en su flujo. Kanban está ahí para ayudarlo a descubrirlos para que pueda resolver estos cuellos de botella.
Cuando identifique los cuellos de botella, intente concentrarse en los pasos y las acciones que deben tomarse para generar valor. A veces parece fácil identificar a personas o equipos como cuellos de botella, pero el verdadero cuello de botella es que ciertas acciones no se están llevando a cabo. Trate de averiguar por qué estas cosas no están ocurriendo y encuentre una solución para eso.
Si trabaja mucho con terceros, intente colaborar con ellos sobre cómo ambos pueden lograr su flujo óptimo. Si desconocen su flujo o lo que se espera de ellos, no pueden tener eso en cuenta al planificar su trabajo. Lo mismo ocurre al revés. Si no comprende su flujo, es difícil atender un paso específico o un límite WIP en su flujo para eso.
Cambiar los pasos en su flujo para aumentar la transparencia y el flujo
Finalmente, puede cambiar los pasos en su flujo. Puede ser que descubras que un solo paso incluye toda una serie de acciones y por lo tanto parece un cuello de botella cuando no lo es. Dividir los pasos hacia arriba podría ser una buena opción.
En el otro lado de la moneda, podrías haber hecho tus pasos demasiado específicos. En ese caso, los pasos adicionales no proporcionan ningún valor por sí solos ni ningún resultado medible útil. Podría considerar fusionar pasos en ese caso.
Al igual que con los límites WIP, no cambie los pasos de su flujo con demasiada frecuencia. Esto podría ser disruptivo y no le permitirá medir el efecto de sus cambios.
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