¿Qué son los lean budgets en SAFe y cómo aumentan la productividad y el rendimiento?
Al implementar un framework ágil a gran escala, muchas organizaciones se dan cuenta de que para lograr agilidad empresarial a través del desarrollo Lean y Agile, se deben repensar los métodos tradicionales de gestión de presupuesto y costos de proyectos.
Para remediar esto, el Scaled Agile Framework (SAFe) presenta Lean Budgeting como un enfoque Lean y Agile para la gestión financiera.
La capacitación de certificación Scaled Agilist proporciona una visión general completa del marco de escalado de SAFe, de los Lean Budgets y de cómo se puede aplicar a proyectos de desarrollo de software.
¿Qué son los Lean Budget en SAFe?
Lean Budget o presupuesto magro es un enfoque para la gestión financiera Lean-Agile que aumenta la productividad y el rendimiento al reducir los gastos generales y los costos del proyecto, y que se encuentra descrita dentro del Scaled Agile Framework
Budgets en SAFe (Fuente: Scaled Agile Inc.)
Cada portafolio de SAFe trabaja dentro de un presupuesto aprobado, un principio clave de gestión financiera en el diseño y ejecución de decisiones comerciales. La figura anterior ilustra el proceso de planificación estratégica mediante éste tipo de gestión de presupuestos propuesta por SAFe.
El enfoque de presupuestación por SAFe es completamente diferente de los métodos tradicionales. Los Lean Budgets en SAFe proporcionan un control financiero efectivo de todas las inversiones con gastos generales y fricción significativamente más bajos y mantiene una productividad significativamente mayor.
Transición al presupuesto Lean desde el método tradicional (Fuente: Scaled Agile Inc.)
Presupuestos Tradicionales y sus desafíos a nivel de agilidad
El proceso de presupuestación es lento y complicado
Muchos proyectos tecnológicos a gran escala tienen estructuras organizativas aisladas, por lo que se necesitan múltiples centros de costos y gerentes funcionales para financiar un proyecto.
Decisiones menos seguras
Los individuos y los equipos toman peores decisiones cuando se ven obligados a tomar el “cono de incertidumbre” demasiado temprano para tomar pequeñas decisiones cuando han aprendido menos o nada del producto.
No hay presupuesto / tiempo para identificar y aprobar suposiciones y hacer experimentos que proporcionen los datos necesarios para determinar cómo debe ir el proyecto.
Los equipos temporales o asociados a un proyecto y no a una solución reducen el rendimiento general
Las personas son asignadas temporalmente a un proyecto y luego regresan a su equipo funcional para trabajar en una nueva iniciativa en el futuro. Esto dificulta el compromiso de los empleados, el aprendizaje y el rendimiento general de la organización.
Modelo de presupuestación tradicional (Fuente: Scaled Agile Inc.)
Retrasos
Los equipos de proyecto en el método tradicional se centran en las habilidades individuales, por lo que a menudo un proyecto se atasca en otro esperando empleados clave con habilidades específicas.
Cuando un proyecto tarda más de lo realmente planeado, y este es a menudo el caso, muchas personas cambian a otros proyectos, lo que provoca retrasos y mala calidad.Hacer un uso completo de los recursos es mejor que un flujo de valor rápido.
Para la eficiencia teórica, a todos se les atribuye una eficiencia del 100%, a menudo en múltiples proyectos. Sin embargo, el proceso de creación de un producto casi agotado es una catástrofe económica.
El desastre es causado por retrasos en el proyecto, largas colas y una gran diferencia entre los costos previstos y en tiempo real. Un estudio de Adler afirma que si los gerentes limitaran su tasa de utilización esperada al 80 por ciento, podrían reducir el tiempo de desarrollo en un 30 por ciento / más.
Gestión de Presupuestos o Costos en SAFe
La gestión de presupuestos mediante Lean Budgets en SAFe tiene 3 elementos principalesÑ
- Financiación de Flujos de Valor
- Guiar las inversiones por horizontes
- Aplicación de participatory budgeting o presupuesto participativo
Financiación de Flujos de Valor
SAFe financia los múltiples DVS (flujos de valor de desarrollo), cada uno de los cuales proporciona una o más soluciones comerciales.
Flujo de valor de cada uno con modelo operativo para clientes y personas (Fuente: Scaled Agile Inc.)
Por lo tanto, el paso más importante para crear un presupuesto rentable es planificar un presupuesto para cada flujo de valor. Idealmente, esto debería hacerse involucrando a una gama más amplia de partes interesadas del negocio en el proceso de desarrollo.
Varias barreras presupuestarias magras ayudan a este presupuesto al establecer directrices, políticas y prácticas para control del presupuesto del portafolio. Las barreras de seguridad, cn un buen manejo, dan más autonomía a los flujos.
La financiación de flujos de valor tiene varias ventajas sobre los proyectos:
- Fortalece la autoridad de contenido local al transferir decisiones a donde los datos están disponibles, tomando decisiones más rápidas y mejores.
- Mayor transparencia de costes.
- Aumenta la visibilidad de las iniciativas empresariales y tecnológicas clave.
- Los trabajadores son más productivos al siempre estar enfocados y dedicados a un producto y flujo en lugar de estar asociados a proyectos de forma temporal.
- La autoorganización permite a las personas pasar a las tareas más importantes sin problemas.
Guiar las inversiones por horizontes
SAFe equilibra diferentes horizontes de inversión.
Modelo Horizon de inversión en SAFe (Fuente: Scaled Agile Inc.)
El modelo de horizonte de inversión de SAFe, parcialmente adaptado del modelo de horizonte de McKinsey, destaca la distribución de costos de la solución generada por los flujos de valor.
Esto ayuda a los flujos de valor a tomar decisiones más informadas sobre la inversión y ayuda a alinear el portafolio y los temas estratégicos, al tiempo que respalda toda el crecimiento.
Aplicación de participatory budgeting o presupuesto participativo
Es un evento de gestión de portafolio Lean donde un grupo de partes interesadas decide cómo se invierte el presupuesto de la cartera en épicas y soluciones. Asegura que los flujos de valor reciban los recursos que necesitan para tomar decisiones y fomenta la colaboración para aumentar la inversión y alinear la estrategia y ejecución del negocio.
El presupuesto participativo tiene muchas ventajas:
- Proporciona a los líderes una visión profunda y percepciones de varias partes interesadas.
- Se refiere a decisiones financieras complejas.
- Mejora el compromiso y la moral.
- Reduce el tiempo de implementación y los gastos generales.
Hay muchos beneficios de usar los Lean Budgets en SAFe, incluido el aumento de la productividad, el aumento de la moral del personal y la reducción de los niveles de estrés.
Para implementar Lean Budgets en su organización, necesita saber exactamente qué necesita mejorar. También debe tener una idea clara de hacia dónde quiere que vaya su organización en el futuro.
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